Dlouhodobé daltonské úkoly aneb Jedna z variant daltonu na Husovce

(ukázka z připravovaného e-booku Dalton for Newbies)
Dlouhodobé daltonské úkoly, které používáme na mé škole, jsou na „daltonském" poli malilinkatou „specialitkou”. V době, kdy jsme systém vyvíjeli (2003-2005), jsme byli v Česku jedinou školou, která tuto formu práce používá. Dnes to již neplatí, neboť tento systém zaujal další nejen české, ale i slovenské a dokonce i holandské učitele na jiných školách a přebírají jej.
 
Dlouhodobé úkoly totiž pomáhají vyřešit dilemata s rozvrhem, neboť se týkají jednoho předmětu (nebo předmětů konkrétního učitele). Tento úkol nezpracovávají žáci v hodinách uspořádaných do bloku během jednoho dne, nýbrž během několika běžných, regulérních hodin, např. češtiny.
 
V praxi to znamená, že se žáci učí podle normálního rozvrhu a „inovující” učitel, hm, nezavazí ostatním. Postihne ovšem, jak se můžete sami přesvědčit, různé oblasti.
 

Co tvoří dlouhodobý daltonský úkol?

 
Dlouhodobý daltonský úkol (zadaný nejčastěji pomocí pracovního listu) se skládá ze tří základních částí: z Povinné části, Volitelných úkolů a Extra-úkolů.
 

• Do povinné části zařazuji učivo, které považuji za základní a je nutné pro zvládnutí daného tématu. Zásada zní: povinné úkoly musí zvládnout každý žák ve skupině, tedy i ten nejslabší. Tečka.

 

• Volitelné úkoly potom pomáhají snadněji diferencovat mezi jednotlivými žáky. Žáci je začínají zpracovávat až poté, kdy mají hotové všechny povinné úkoly.

Vedle klasických úkolů s obtížnějším učivem se mezi volitelnými úkoly mohou objevit například i aktivity, které, viděno „tradičníma očima", s daným předmětem příliš nesouvisí a které umožní učiteli právě onu tolik kýženou deferenciaci. Jaké aktivity do úkolu zařazuji?

• Nakreslit ilustraci nebo komiks jako reflexi literárního textu v českém jazyce (hodnocení v češtině výrazně ovlivní také „kvalita obrazu” — estetika není moje silná stránka, pomáhá mi kolegyně z výtvarné výchovy).
• Nakreslit komiks, v němž jednající postavy nějakým způsobem využijí probírané učivo (nejčastěji používám v angličtině).
• Vytvořit počítačovou prezentace shrnující v úkolu probírané učivo (stále v hodině češtiny, jak jinak).
• Vytvoření „dramatického” výstupu na probírané téma (tento typ úkolu nejčastěji používám v anglickém jazyce, kdy žáci pomocí krátkých scének procvičují cílové učivo jako jsou fráze nebo slovní zásoba).
• Napsat úvahu či jiný text vztahující se k tématu úkolu.
• Vytvořit referát vztahující se k tématu úkolu. Probírá-li se např. pověst Dominikánské věže, proč nenechat žáka, aby mohl ve volitelném úkolu zpracovat stručný referát o historii hradu Templštejn a nepřidat také stručnou historii templářského řádu?
• Vytvořit plakát nebo myšlenkovou mapu shrnující probírané pojmy (nebo slovní zásobu a frazeologii).
• A další.

 

• „Extra-úkoly" (pro zjednodušení někdy také zahrnuté mezi volitelnými úkoly) potom pomáhají žákům relaxovat, případně přináší nové odborné, velmi podrobné informace.

Na nižším stupni se v této části úkolu objeví různé didaktické (či méně didaktické hry) jako scrabble, procvičování probraného učiva atraktivní formou pomocí různých počítačových programů či jen relaxační aktivity jako vybarvení plakátu (který se ovšem nějak vztahuje k tématu úkolu).

 
Rozsah jednotlivých pracovních listů a úkolů závisí na učiteli. Nejčastěji se objevují úkoly, které počítají s cca 3-5 vyučovacími hodinami v daném předmětu. Díky rozsahu úkolu se tak vedle dovednosti samostatně pracovat či spolupracovat na úkolech, studovat a vyhledávat informace, se také žáci učí základní kroky, jak si plánovat práci a následně zhodnotit jak výsledek své práce, tak i proces, kdy úkol zpracovávali.
 
K plánování práce a záznamům, které na první pohled (nebudeme si nic nalhávat, také na tisící první) vypadají jako administrativně dost náročné, jsme na škole vytvořili tzv. Úkolové listy a Daltonské záznamníky. Práce s nimi se ovšem ukázala jako velmi náročná, a proto je nahradily jiné pomůcky pro organizaci. O těch snad někdy příště.
 

Jak vypadá práce na dlouhodobém úkolu v hodinách?

 
V první hodině práce na úkolu proběhne tzv. instruktážní hodina, kdy přijde učitel do výuky vybaven hromadou papírů. Představí úkol, vysvětlí žákům jejich činnost, projde jednotlivé úkoly, zadá termíny (data zadání, odevzdání, data testů) a případně pomůže žákům rozvrhnout si práci. Nezapomene na dostatek času na dotazy.
 
Hodiny práce na úkolu nemusí vypadat pořád stejně, že žáci „jen” samostatně pracují. V průběhu některé z hodin se může objevit třeba klasický výklad, jehož obsah si žáci zaznamenají buď přímo do pracovních listů, nebo do normálních sešitů.
 
Poslední hodina potom slouží k opravě úkolu, objasnění nepřesností a přípravě na test.
 
Ověřování získaných znalostí je samozřejmě nezbytné a probíhá různými formami. Buď žáci píší z daného učiva test (v mém případě většinou sérii testů, jejichž počet ovlivní dosažené výsledky v jednotlivých testech), nebo se znalost ověřuje ústně. Učitel má totiž poměrně dost času zkoušet v době, kdy žáci samostatně pracují na další daltonském úkolu. Získaný čas na zkoušení je taková investice s výhodou.
 
Z tohoto stručného popisu mi vyplývá jedna z obrovských výhod dlouhodobých úkolů. Vytvoří-li učitel delší úkol na komplexnější téma, není pro něho problém naplánovat si do samostatné práce žáků například výkladovou pasáž. Stejně tak je o něco snadnější práce s žáky, kteří mají výukové potíže — učitel nechá žáky zvolit si, zda budou chtít pracovat samostatně, anebo raději chvíli pracují s učitelem (např. formou výkladu problematických pasáží).
 
Největší výhodu ovšem vidím v jednom. Pracují-li žáci samostatně (nebo ve skupinkách) bez učitelova vedení a narazí-li na problém, učitel vysvětluje konkrétní nejasnost konkrétnímu jednici. Tím odpadají klasické kázeňské problémy „teď můžu otravovat, protože to, co učitel vysvětluje, už dávno znám”.
 

A v praxi?

Ukázka daltonského úkolu pro 6. ročník Dominikánské věže . (Tabulku s bodováním úkolů jsem odstranil. Proč taky mást, že? Systému bodů se budu věnuji v samostatné kapitole.)

A dotaz ke čtenářům:

V jakém formátu byste chtěli e-book ke stažení? Nabízí se .epub, .mobi a samozřejmě klasické .pdf. Ozvěte se prosím v komentářích.

Zaostřeno na: Zpracování

Image courtesy: andercismo

Sesbírali jste všechny své závazky, všechny podněty, všechny záležitosti, které nějak zaujaly vaši pozornost. Všechno čeká ve vašich inboxech. 

Pokud sbíráte drtivou většinu podnětů za pochodu a nevěnujete jim pozornost (věda, že jsou zaznamenány a že se k nim dostanete později), mnoho záležitostí tvoří neurčité, mlhavé a na první pohled ne zcela jasné informace. Zpracování vás posune dál.
 
Rozdělovat postup na „sbírání” a „zpracování” se může zdát jako zbytečná komplikace. Jenže zbytečné to rozhodně není.

Ač na první pohled zbytečná komplikace, ve skutečnosti staví „sbírání” a „zpracování” na odlišných principech.
 
Zatímco u sbírání si člověk uvědomí, že se něco děje, u zpracování si k dané „situaci” vytvoří vztah - a začlení ji do svého života.
 
Stručně řečeno: soustředíte se na to, co během dne přitáhlo vaši pozornost, a rozhodnete, jaký význam pro vás má konkrétní zaznamenaná záležitost.
 
Poznámka na okraj:
V knize Mít vše hotovo používá David Allen pro tuto část procesu označení „zpracování”.
 
Ve své další knize Aby vše klapalo potom pracuje s termínem „objasňování”. Jedná se o stejný okamžik managementu pracovního procesu. Během něj si objasníte, jak daná sebraná záležitost zapadá do vašeho života.

 

Jak postupovat při zpracování schránky?

 

Co to je?

 
Při sbírání většinou nedostanete jasnou informaci, která řekne: „Jsem tohle a toto, musí se se mnou udělat tohle, budeš mě potřebovat tehdy a v takovéto situaci, a takhle zapadám do tvého života, do tvé aktuální situace a do tvých krátko- a dlouhodobých plánů. Tak se rozhodni, necháš si mě?”
 
V drtivé většině případů musíte všechny souvislosti zaznamenané záležitosti odhalit sami. A právě odpověď na otázku Co přesně tato záležitost je? (a pár dalších) souvislostí odhalí.
 
Je to informace? Úkol k řešení? Něco, co byste někdy chtěli udělat? Konkrétně ji pojmenujte. A definice vás navede k dalšímu postupu.

 

Jste ten správný člověk, který se má záležitostí zabývat?^[1]

 

Nejste?

 
Delegujte ji. Pokud se jen jedná o nějakou informaci, položka pro vás končí.
 
A v případě, že s touto záležitostí musí dotyčný něco dělat, poznačte si na seznam @Čekám na... osobu, jakou přesně práci jste předali a datum, kdy jste ji předali. Během týdenních zhodnocení (neboli „weekly review) se k delegované položce vrátíte a případně si jako připomínku vytvoříte další krok třeba Zavolat XY, abyste zjistili, jak se řešení posunuje kupředu.

 

Jste ten správný člověk?

 
Potom následuje další otázka:

Je záležitost realizovatelná? Musím s tím něco udělat?

 
V originálu používá Allen nepřeložitelný management-speak „actionable”, tedy vyžaduje-li záležitost nějakou činnost, akci, kterou ji zrealizujete. Pro přesnost, v pojmu „actionable“ se současně s tím schovává také význam „umožňují-li to okolní podmínky“, mezi které mimo jiné spadají také vaše aktuální i dlouhodobé cíle, vize, hodnoty a další. Hezký novotvar, že?
 
Mohl bych zajít hodně do podrobností a uvádět jako David Allen příklady. Nebudu, přečtěte si knihu Mít vše hotovo, str. 127n a . Místo toho jen nabídnu stručné shrnutí v podobě jednoduchých otázek, které používám já.
 
Jaký je další krok? Pojmenujte, co přesně (fyzicky) uděláte.

Bude řešení trvat do 2 minut? Udělejte ho.

Musí se činnost provést v nějaký konkrétní den či čas? Zapište si ji do kalendáře.

Vztahuje se záležitost k nějakému vašemu konkrétnímu projektu? Dejte ji do složky/připište na projektový plán/do podkladů k projektu.

Je to něco, čemu byste se mohli někdy v budoucnosti chtít věnovat? Zapište ji na seznam „Někdy/Možná”.

Vyžaduje řešení více po sobě jdoucích kroků? Potom je to v přísně Allenovském duchu „projekt“, tedy záležitost, jejíž dokončení vyžaduje provedení více kroků. Pojmenujte nejbližší z kroků a na seznam @Projekty si zapište, jakou přesně „dlouhodobější vícekrokovou” činnost děláte. A jednotlivé kroky neboli činnosti zapište na další místo, seznam dalších kroků (třeba roztříděných do kontextů, tedy míst, nástrojů nebo lidí, které k provedení kroku potřebujete).
 
U posledních dvou položek se na chvíli zastavím.
 
Jako výtka na adresu GTD často zní, že člověka nutí dělat velkou spoustu věcí. Dojem je to oprávněný.

Na rovině „operativní“, tedy na rovině konkrétních aktivit, úkolů, e-mailů apod., totiž nabízí velmi jednoduchý postup třídění a uspořádání od podnětu ke konkrétní činnosti, až člověk najednou získá pocit, že toho zvládne opravdu hodně. Výsledkem je, že se při rozhodování o „realizovatelnosti“ nápadu často neřídí svými prioritami (pokud se kdy nad nimi vůbec začne zamýšlet) a dělá všechno.
 
Omyl. Pokud budete řídit svůj proces pomocí GTD (nebo podobě orientovaného systému řízení), priority musíte mít naprosto jasně vytyčené.
 
GTD vám vaše priority nenadiktuje. Ty si musí stanovit každý člověk sám.
 
GTD nabízí návod v podobně systému po sobě jdoucích kroků, které vás přivedou od nápadu až k jeho konkrétní realizaci. V případě priorit potom pomocí analogie „letových hladin“ velmi vágně vymezuje témata, která by si měl člověk ujasnit předtím, než se rozhodne, jakou činnost by chtěl, chce nebo musí dělat.
 
GTD vám pomůže koupit auto. Pomůže vám najít cestu třeba k založení firmy. A když se budete hodně snažit, jednotlivé kroky vám pomůžou sestavit doma, já nevím, třeba atomovou bombu. Na to, že je to blbost, ovšem musíte přijít sami.
 
Jak se rozhodnout, do kterého projektu se pustit? Jak zjistit, zda má tento projekt vůbec cenu dělat? Jak určit, že se do něj máte pustit zrovna teď?
 
Neexistuje jednoduchá odpověď. Navíc ji ani kniha Mít vše hotovo, ani Aby vše klapalo nepomáhají nalézt. Spíš obě jen naznačují. Trochu více se Allen prioritám věnuje v knize Ready For Anything (kap. 46 – 50) a o ještě drobek více ve svém semináři GTD Fast (GTD Live jsem neslyšel, takže nemůžu sloužit.)

Pro všechny texty ale platí: zatímco v oblasti každodenní agendy nabízí GTD jasný a promyšlený, a především funkční postup, v oblasti stanovení priorit očekávání bohužel nesplní. Návod na stanovení priorit zůstává hodně povšechný. Ale zpátky ke zpracování.
 
Jestliže jste se již před „zpracováním” (a ještě lépe dlouho, dlouho před tím) nerozhodli, čemu se chcete věnovat ve svém soukromém a pracovním světě v této době (jinými slovy, nemáte stanovené priority), bude se vám rozhodovat nelehce.
 
Bez vytyčeného plánu totiž bude většina nápadů lákat a jeden přes druhého volat: „Udělej mě!” „Ne, mě.” „Mě, já jsem nejhezčí.” „A já nejzářivější!”
 
Než se necháte nalákat a spadnete do pasti nekonečných, „špatných, nevhodně načasovaných nebo úplně zbytečných” projektů, zkuste si třeba položit několik následujících otázek. Nejsou univerzální, leč mým potřebám i podmínkám naprosto vyhovují.
 

1. Co mi realizace tohoto nápadu pomůže vyřešit? Kam mě posune?
2. Co přesně budu potřebovat, abych nápad zrealizoval?
3. Jak tento projekt ovlivní další již řešené projekty?
4. Mám dostatek času/peněz/znalostí/dovedností atd., abych se do toho mohl teď pustit?
5. Pokud znalosti/dovednosti/finance nemám, je tento nápad natolik zajímavý, že bych jej měl nechat dozrát na seznamu @Někdy/Možná?
6. Mám dostatek energie/motivace/chuti, abych se pustil do práce?

 
(O další možnosti, jak se rozhodnout o nápadu (nebo projektu) k realizaci, bude některý z příštích článků.)

 

Několik tipů pro efektivní zpracování inboxů

 

Vyhraďte si čas na zpracování

 
Než se vám návyk zpracovat celý obsah schránky dostane pod kůži, zkuste trochu ošidit svoji nechuť pustit se do práce.
 
Vyhraďte si na zpracování čas v kalendáři - a zacházejte s blokem jako s každou jinou schůzkou. Uvidíte, časem se jednotlivé kroky zautomatizují a žádné tvrdé postupy „jak-se-sakra-donutit” nebudou potřeba.

 

Kdy si čas vyhradit?

 
Záleží jen na povaze vaší práce. Jedni se neobejdou bez neustálé kontroly e-mailů, jiným je e-mail klidně den dva ukradený. Ať patříte do první skupiny, druhé skupiny nebo někam mezi, troufnu si tvrdit, že minimálně 2 hodiny se bez e-mailu obejdete.
 
Navíc nepovažuji za ideální nastartovat den tím, že si zkontroluji, co do schránek zaválo během večera a noci.
 
Každému vyhovuje něco jiného. Pro mě je ideální začít den smysluplnou - a tedy předem definovanou - prací. A teprve až potom v klidu zkontrolovat, co na mě kde vybafne, protože mám vytvořený fungující systém^[2].
 
Vyžaduje-li to vaše práce, vyhraďte si na zpracování časy dva. Jeden během dopoledne, druhý odpoledne (nebo večer, podle toho, zda máte z domu přístup do svého firemního účtu).
 
Až při odpolední/večerní kontrole se pusťte nejen do e-mailů z odpoledne, ale i do dalších papírů a poznámek, které jste během dne nasbírali.
 
A nezapomeňte - inbox není jen e-mailová schránka. Máte minimálně dvě - ještě tu klasickou, poštovní. A vedle nich „x” dalších.

 

Snižte počet schránek na minimum

 
Čím komplikovanější systém budete používat, tím hůř jej budete dlouhodobě udržovat. A než se zpracování stane rutinou, klidně si udělejte jednoduchý kontrolní seznam míst a oblastí, které musíte zpracovat.

 

Rozhodujte se rychle

 
Cílem zpracování není úkol udělat. Cílem je rozhodnout, o co se jedná a jak to zapadá do vašeho života. Proto se rozhodujte rychle.
 
Allen uvádí, že zpracování jedné položky vám vezme zhruba 30 vteřin v průměru. Stačí prý jen vynásobit počet položek ve schránce a získáte hrubý odhad, jak dlouho vám zpracování bude trvat.
 
Nevím, kde k tomuto číslu přišel. Za sebe nedokážu tento čas vůbec stanovit. Někdy mi zpracování trvá pár minut, jindy - když se třeba objeví lákavé nápady na ještě lákavější projekty - se mořím déle. A mnohdy některé položky skončí s úkolem „Promyslet a rozhodnout projekt xyz“ na seznamu dalších kroků.

 

Zpracujte schránky jednou za den

 
Nebo jednou za týden. Není dané univerzální pravidlo, mně ovšem vyhovuje nechat schránky plnit maximálně dva dny.
 
Nedokážu si představit, že bych inboxy (tedy většinu z nich) denně nebo alespoň jednou neprošel. Protože je víceméně důsledně používám, končí v nich mnoho zadání zcela zásadní práce na další den nebo na aktuální týden.

 

Procházejte položky jednotlivě

 
V drtivé většině případů bude každá položka samostatným úkolem, eventuálním projektem nebo informací.
 
A samozřejmě narazíte na výjimky, třeba sérii článků jako skupinu podkladů k jednomu projektu. V Evernote v tomto případě využívám možnosti označit více položek jedním či více tagy najednou.

 

Postupujte odshora dolů

 
Nebo odzdola nahoru. To je úplně jedno. Jen si dejte pozor na to, abyste se u každé položky rozhodli - a nevraceli ji zpátky do inboxu. Nebo své rozhodnutí přeskočením oddalovali. Jak už zaznělo výše, místo toho si raději na seznam svých dalších kroků připište „úkol” Rozhodnout se o...

 

Vyprázdněte stránku až do dna

 
Byť Allen ve svých knihách doporučuje celou schránku vyprázdnit, ve svém semináři GTD Fast mluví o tom, že při velkém vytížení často používá tzv. „emergency scanning”. Tedy že projde obsahem schránky a vybere jen ty položky, které jsou aktuální. A úplnému vyprázdnění se věnuje, až když má dostatek času.
 
Osobně považuji tento přístup za nešťastný. Minimálně v mém případě by totiž obsah schránky v podobném režimu nebezpečně narůstal.
 
A to raději ani nemyslím na to, jak by to dopadlo u lidí, kteří s GTD začínají a kteří si „návyk” dělat jednotlivé kroky GTD procesu teprve vytvářejí. Za jak dlouho se „schránka” stane spíš přítěží než pomocníkem?

 

Vstupní schránky je potřeba vyprazdňovat pravidelně.

 
Když to neuděláte, nevytvoříte si konkrétní úkoly (tedy projekty a „další kroky”).
 
Místo, abyste „dělali” úkoly z jednoho konkrétního seznamu, budete zuřivě skákat mezi schránkami a hledat, co máte udělat nejdříve.
 
A místo toho, abyste se zodpovědně rozhodovali na základě svých cílů a priorit, budete dělat úkoly prostě proto, že vám je někdo zadá nebo že vás právě napadnou.
 
Proč ne, někomu to možná bude vyhovovat. Jen si musíte dát pozor. Budete-li totiž schránky poctivě používat, budou pořád plné.
 
Takže bude pořád co dělat. Otázkou ovšem zůstává, jestli nakonec budete dělat to, co bude v danou chvíli ta nejlepší možná činnost, a to jak z hlediska kontextu, v němž se nacházíte, času, který máte k dispozici, energie a vašich priorit vycházejících z dlouhodobějšího „plánu”.
 

---

Díky R. Chudému  za podnětné komentáře k textu.

GTD je registrovanou obchodní známkou společnost David Allen Company. Použitá literatura:
1. Allen, David. Mít vše hotovo. Brno : Jan Melvil Publishing, 2008. 978-80-903912-8-4.
2. Allen, D. Aby vše klapalo. Brno : Jan Melvil Publishing, s.r.o., 2009. ISBN 978-80-87270-00-4.
3. Allen, D. GTD Fast. [CD]: Nightingale - Conant, 2001.

---

^[1] Znalci postupů, díla a myšlenek Davida Allena se zcela jistě trochu zarazili. Teď přece následuje rozhodování, jestli se dá se záležitostí něco dělat, a rozhodnutí, jestli vyžaduje nějakou vaši další činnost.
 
Hořká zkušenost se zavalením úkoly mě v této oblasti dostatečně vyškolila. Jsou prostě věci, které vám nepřísluší dělat. Předejte je těm, kterých se týkají - a kteří jsou na jejich řešení dostatečně vybavení ať již zkušenostmi, nebo povahou. Uvidíte, najednou budete mít více prostoru věnovat se věcem, které vyhodnotíte jako důležité především pro sebe.
 
Zde ovšem můžete narazit na malý problém. Co když nejde tato záležitost jednoduše předat, jako když třeba předáte e-mail s nějakými informacemi? Co když musíte záležitost popsat, stanovit pravidla a podmínky, za kterých chcete, aby ji dotyčný zrealizoval?
 
Potom se načas stáváte tím „správným“ člověkem – a záležitost zůstává na vaší straně hřiště.
 
^[2] Patřím k lidem, kterým se to snadno mluví. Jsem skřivan a nedělá mi problémy vstát někdy kolem páté, pustit počítač a hodinku či dvě (podle toho, co je za den) pracovat. Nebo si jít zaběhat. A teprve potom, až mám „něco” za sebou, zkontrolovat e-mail a pustit se do úkolů, které mi v něm eventuálně přistály.

Jak efektivně studovat z textu aneb metoda 5P

Obrázek MS Office. Použito se svolením

společnosti Microsoft.

Na řadu opět přichází jeden ze starších, mírně upravených článků, tentokráte na téma efektivního studování textu.

SQ3R (Robinson, 1961) je metoda, která patří mezi aktivní metody zpracování především odborného (nebo populárně naučného) textu. Převod od zapamatovatelnější zkratky 5P má na svědomí myslím Společnost přátel kritického myšlení, za což jim patří mnohé díky. Zkratku SQ3R by si totiž minimálně moji žáci zapamatovali jen těžko.

V čem metoda spočívá?

Při studiu pomocí této metody procházíte postupně, jak jinak, pět kroků. Následující text mluví o tom, jak tuto metodu aplikovat na jednu kapitolu z knihy, ale může být použita prakticky kdykoliv a na jakémkoliv textu. A jakkoli dlouhém.

Prohlédněte si text

Fáze označená jako Výzkum (Survey) trvá asi 1-2 minuty.

Než se začtete, projděte si celou kapitolu. Pročtěte si nadpisy v kapitole – hlavní i podnadpisy. Projděte si tučně vytištěný text. Prohlédněte si obrázky a titulky pod obrázky. Projděte si první a poslední odstavec kapitoly a shrnutí.

Prohlédněte si úvodní odstavce a odstavce se závěrem, použitou literaturu apod. V této fázi se snažte nezačíst se do textu. Místo toho se pokuste identifikovat 3 až 6 základních bodů, které tato kapitola vysvětluje.

Ptejte se

Fáze otázek (Questions) by měla trvat - podle délky kapitoly - přibližně 2 minuty.

Změňte název kapitoly, jednotlivé nadpisy a podnadpisy na otázky. A ptejte se sami sebe, o čem je tato kapitola. Na jakou otázku hledá kapitola odpověď? Nebo Kterou otázku/úkol vám tato kapitola pomůže vyřešit? Opakujte tento proces pro každý oddíl kapitoly.

Pokud jste od svého učitele dostali seznam otázek, které máte nastudovat, projděte jej.

Poznámka na okraj: Zde nejčastěji narazíte u ryze odborných textů (jako jsou např. vysokoškolská skripta), která využívají „ryze” odborného jazyka - a nepojmenovávají kapitoly. K vytvoření otázek využijte například tučně zvýrazněný text či jednotlivé podnadpisy.

Přečtěte

Konečně přichází fáze čtení (Read).

Čtěte pomalu jednotlivé části textu a pokuste se najít odpověď na otázky, kterou jste vytvořili z nadpisů a podnadpisů. Hledejte také odpovědi na zadané studijní otázky.

V tuto chvíli se „dopouštíte” takzvaného aktivního čtení, které vyžaduje velkou dávku soustředění, takže si najděte místo, kde Vás nebude nikdo a nic rušit. I když máte seznam témat, kterým se máte věnovat, zatrhujte si i další informace, pište do okrajů knihy (nebo na lepíky) poznámky k textu a další otázky (a odpovědi), které vás při čtení napadají.

Zvýrazněné části čtěte klidně dvakrát po sobě. Jestliže narazíte na obtížnou, méně srozumitelnou část, nespěchejte. Čtěte pomalu, pokud vám nebude něco jasného, klidně se k již k přečteným částem vracejte. A po celou dobu si dělejte poznámky. Po přečtení nezapomeňte zodpovědět otázky na konci kapitoly.

Převykládejte

Po přečtení knihu zavřete a pokuste se převykládat (Recite) a sepsat (wRite) klíčovou frázi, kdy shrnete obsah a obsah a základní body přečtené části a která současně zodpoví položenou otázku, o čem tato kapitola je.

Při přeříkávání pomáhá mluvit nahlas (není potřeba se cítit trapně, protože vás nikdo neruší/neslyší/neposlouchá).

Jestliže vám jde převyprávění/sepsání ztuha, využijte své poznámky. Nejdůležitější je, abyste mluvili vlastními slovy a nepapouškovali to, co je napsané v knize. Pamatujte, svá vlastní slova, hierarchie a struktury (např. vizuální poznámky nebo myšlenkové mapy), které si sami vytvoříte, si budete pamatovat lépe než cokoli převzatého.

Připomeňte si

(Bohužel autor textu zapomněl, jak byla tato část do češtiny přeložena, takže musíte vzít zavděk autorskou invencí.)

Poslední fází metody SQ3R je fáze shrnutí (Review), která trvá podle délky kapitoly (a kvality předchozího studia) do 5 minut.

Až projdete předcházející kroky (od otázek přes čtení až po převykládání a vypsání) pro každou část kapitoly, budete mít vlastní seznam klíčových vět, které vám poskytnou dostatek materiálů pro shrnutí kapitoly a hlavních informací vlastními slovy. Po dočtení kapitoly zakryjte své poznámky a zjistěte, zda si jednotlivé informace pamatujete.

Pokud si nebudete moci na něco vzpomenout, vezměte si své výpisky a převeďte problematické poznámky na otázky. V nejhorším případě se budete muset vrátit ke knize a část kapitoly si přečíst znovu. Nezapomeňte, pokud se nejedná o přesné definice (kterých zas tak moc nebude), mluvte především vlastními slovy.

Vzhůru do praxe

Existuje-li lepší způsob, jak zařídit, aby se vám postup dostal pod kůži, než používání v praxi, zatím jsem na něj nepřišel. Nuž, vzhůru do toho.

Povzdechnutí na závěr

V drtivě většině případů nás ve škole nic podobného nenaučili. Pokud si dobře vzpomínám, ani na slavné pedagogické fakultě jsme v didaktice ve slohu v tématu - výtah, výpisky a poznámky nic podobně rozumného neprobírali. Jako že tohle mají lidi umět asi sami od sebe, nebo co. A že se to budoucí učitelé jako nemusí naučit učit. A proto ve skrytu duše doufám, že většině učitelů českého jazyka - kterým drtivá většina učitelského sboru klade za úkol naučit žáky studovat - je tento (nebo obdobný) postup známý a že jej čile své svěřence vyučují. A to nejpozději v 7., či ještě lépe v 6. ročníku.

Použitý zdroj: Orlando, V. P. (1980). Training students to use a modified version of SQ3R: An instructional strategy. Reading World, 20, 65-70.

Šest znaků „zapamatovatelného" sdělení

Image courtesy Ken Wilson

Jak zařídit, aby si publikum vaši prezentaci zapamatovalo? Jak zařídit, aby si jim informace z přednášky uložily do paměti na co nejdelší dobu?
 
Existuje několik jednoduchých principů.

Stačí, když se jimi budete při přípravě přednášky řídit – vaše sdělení se uloží posluchačům do paměti natrvalo.

Jak dostat do prezentace příběh (Část 1)

Image courtesy Daniel Dionne

„Kdo z vás učíte ICT? Raz, dva, tři... No, je vás tu dost, takže asi budete vědět, o čem budu mluvit. Taky za vámi děcka chodí, když se jim něco pokazí na počítači? Za mnou taky tuhle jeden přišel a povídá, „Pane učiteli, mně nejde do desky zasunout RAMka..."

Nic nepřiblíží posluchačům myšlenky v prezentaci lépe než nějaká dobrá historka. Lidé se rádi odpoutají od faktů, které před ně klademe. Rádi se nechají vtáhnout do děje. Podívají se na situaci a představí si v ní někoho známého. Nebo sebe sama. Zhodnotí ji a tím vlastně zaujmou stanovisko. Zapojí tak do vnímání nejen pozornost, ale i své emoce.
 
A přesně tohle dobré příběhy umí. Pobaví nás. Rozpláčou nás. A ty opravdu, opravdu dobré, ty nás i něco naučí.

Zaostřeno na: INBOX

Když se člověk pustí do organizování práce pomocí metody GTD, první (a velkou) změnou na cestě k pocitu „jsem v pohodě a přitom zvládám” bude právě používání inboxu neboli vstupní schránky. Budete-li totiž na sebe přísní a necháte VŠECHNY své záležitosti protékat přes tuto GTD vychytávku, okamžitě pocítíte, že máte záležitosti daleko více pod kontrolou.
 

Co jsou to záležitosti?

David Allen definuje v Mít vše hotovo záležitosti jako „cokoliv, co jste si vpustili do psychického nebo fyzického světa a co nepatří na místo, kde se to právě nachází, vy jste však u toho neurčili požadovaný výsledek a nejbližší konkrétní krok.“ (str. 24)

V dnešní době pracovní život prostupuje do soukromého a naopak. A tak se vám v inboxu setkají vzkazy od kolegů, e-maily od dodavatelů, nápady na sobotní výlet a vzkaz od manželky, že je potřeba koupit chleba. Oddělovat je při sbírání by z praktického hlediska bylo poněkud… nerozumné.
 

Inbox-Babylon

Zazní-li někde slovo "inbox", většina lidí si představí jediné místo: e-mailovou schránku.
 
Pro většinu lidí to bude první, a bohužel poslední místo, kde si cíleně shromažďují "informace" o záležitostech. Ostatní "vstupy" nijak neřeší. Mají přece dobrou paměť, tak co by si dali tu práci a něco si zapisovali.
 
Chybička se vloudila, nemyslíte? Kdokoliv četl něco o GTD, ví, že snažit si všechno pamatovat, je nesmysl. A ve chvíli, kdy zrovna tohle začnete řešit, dostaví se mírný šok: najednou zjistíte, odkud, kdy a kde všude se na vás záležitosti sypou.
 
Na okraj pojmu: V knize Mít vše hotovo se místo pojmu inbox používá pojem vstupní přihrádka nebo schránka. I David Allen pro toto konkrétní místo nepoužívá jeden vymezený pojem a tak se GTD-novic setká s pojmy jako collection bucket, in-tray, in-basket či zmíněný inbox. Pro nás budiž v tomto článku INBOX to všechno předchozí.

Promyslete si, jaké vstupní schránky (aka "inboxy") budete potřebovat

A nebojte se to přehnat.

Pro inspiraci to v mém případě bude:

1. Gmailový účet, kam sbírám poštu ze 4 dalších e-mailových účtů. (MS Outlooku jsem prostě nepropadl, na mé potřeby je to příliš robustní nástroj. Ale je mi jasné, že existují „provozy“, které se bez něj neobejdou.)

2. Fyzická schránka (na stole doma/v práci) v podobě plastové „stohovatelné“ přihrádky, respektive drátěného košíku „made in IKEA“ doma, na fyzické záležitosti (papíry, testy, slohové práce, vzkazy, časopisy, poznámky na lepíkách aj.)

3. Další elektronický inbox tvoří samostatný poznámkový blok v Evernote, který používám pro vedení agendy GTD. (Teď se na mě sesype hromada názorů, jakože EN je pro GTD nevhodný, nemá to připomínky, nemá to propojené další kroky s jednotlivými projekty a já nevím, co všechno. Nemá, ale mně to stačí. Pokud nevěříte, že by šlo tento výborný poznámkovník pro GTD vyladit, doporučuji podívat se na videa na The SecretWeapon. Howgh.)

Do inboxu v EN přeposílám e-maily, z nichž se staly buď projekty (#Projekty), nebo další kroky (@kontext). Stejně tak zde končí i delegované záležitosti, u kterých čekám na řešení, případně jen vyjádření další osoby. (!!WF neboli @Čekám na...)

Podobně dopadnou i e-maily, které chci buď archivovat (reference, podklady k projektům, zajímavé informace), nebo se jim budu možná v budoucnu chtít věnovat. Přes rozšíření v prohlížeči (Clip to Evernote, Clearly) potom do elektronického inboxu padají také různé články či výstřižky z článků, citáty a další informace.

EN používám ve svém notebooku, telefonu i tabletu. Inbox (a další bloky a tagy) tak mám vlastně neustále po ruce. Ani v jednom zařízení jsem zatím ale nepoužil možnost vytvořit přímo hlasovou poznámku. I to jednou přijde. Byť mě od toho trochu odrazuje fakt, že bych musel vzkaz při zpracování přepsat.

Fotek ovšem do EN sypu celkem dost, i když rozpoznávání českého textu z fotografií mi nějak škobrtá (přesněji: nefunguje). Asi je to placená fýčura. A navíc asi jen pro cizozemsky mluvící.

4. Notýsek, neustále v kapse/na stole/po ruce přítomný, vybavený jak stránkami, tak paklíkem lepíků pro strýčka Příhodu. Zde také končí poznámky za pochodu, které nejdou rychle naklepat na počítači nebo tabletu. (Nebojte, není to Moleskine. Ten používám na něco jiného, ale o tom snad někdy příště.)

5. Textové zprávy v mobilu/Hlasová schránka. Na tato místa se zpravidla zapomíná. Při zpracování (tj. po přečtení) končí SMSky či vzkazy na patřičném místě v systému, tedy buď v EN, nebo v kalendáři. Nepamatuji se, kdy bych něco přepsal na papír (či do notýsku) k pozdějšímu zpracování. Systém mám nastavený, takže hupky dupky, ať to jen běží.

6. „Místo“ na myčce v kuchyni, kam s manželkou dáváme poštu a další společné záležitosti, jako poznámky, co kde koupit, časopisy, dopisy atd. Jakkoliv by se mi líbilo, aby zde třeba stála nějaká krabice, mé usilovná snaha „naladit“ manželku na vlny GTD zatím více než selhává.

7. Plastová složka v tašce, ve které končí testy na opravu, texty na opravu či prostudování (předané v papírové podobě atd.)

Dlouhou dobu jsem ji považoval za zbytečnost. Leč David Allen se nemýlí: inbox do jisté míry používáme všichni, záleží jen na tom, jak je velký. V případě batohu vám totiž místo složky poslouží celý batoh, v případě naší odkladové plochy na myčce v kuchyni by to jinak bylo nejbližší volné místo v celém domku.

Našlo by se jistě více dalších přihrádek, třeba klasická dopisová schránka, do jisté míry třeba i připomínky úkolů v termínovém pořadači (v mém případě klasickém kalendáři), i když tyto nejsou klasickým inboxem.

Na první pohled sbírám záležitosti na velké množství míst. Leo Babauta v jednom ze svých hodně starých, skoro bych si dovolil i rýpnout „smysluplných“, článků, srovnával svá sběrná místa se systémem Davida Allena.

Ano, souhlasím s Babautou, Allen jich má daleko více než Babauta. Prostě mu to tak vyhovuje. Pozorný čtenář knihy Mít vše hotovo si však jistě vzpomene, že i sám Allen vybízí k tomu, aby člověk používal co nejméně schránek a celý svůj systém minimalizoval. Ovšem jen do té míry, aby systém zůstal funkční a obsáhl celou šíři jeho záležitostí. (str. 36)

Jak optimalizovat INBOXy?

1. Jinak než experimentem na to nepřijdete. Jinými slovy, sepište si všechna místa, odkud k vám přicházejí informace (či záležitosti). A u každého místa se zamyslete nad tím, jakou fyzickou podobu budou mít tyto záležitosti - a v jaké formě je zachytíte. A potom se pusťte do experimentování a vychytávání systému. Uvidíte, za 14 dní budete moudřejší.

2. Pokuste se některá z míst spojit do jednoho jediného.

V dnešní době se přímo nabízí možnost sjednotit si místo, kam přichází e-mail. Na jedné straně chcete své e-maily mít stále po ruce na kterémkoliv zařízení, na straně druhé vás okolnosti nutí používat více e-mailových schránek.

Služby jako Gmail, Outlook.com (bývalý Hotmail), a do jisté míry také Seznam.cz či Centrum.cz (abych jmenoval ty největší), nabízejí možnost odesílat zprávu „zprostředkovaně“, tedy např. odeslat e-mail ze soukromého prostoru v Gmailu a nechat e-mail, aby se tvářil, že byl odeslán z pracovní e-mailové stránky.

Uvedené řešení samozřejmě není vhodné pro každého, leč dovolím si odhadnout, že mnoha lidem dobře poslouží.

3. Zvažte, kde všude byste mohli pro sbírání „nasadit“ papír. Můžete to být notýsek (pro fajšmekry třeba ten předražený, leč vymazlený Moleskine). Můžou to být kartotéční lístky secvaknuté žabkou. Pokud hrajete na efekt, určitě vám skvěle poslouží kožené pouzdro na doklady a v něm hezká malá diářová tužka a malý notýsek nebo nařezané lístečky papíru. A samozřejmě lepíky. A nad papírem laskavě neohrnujte nos, rukou píšete rychleji než pomocí sebelepší dotekové klávesnice - a navíc máte papír neustále po ruce. A nepotřebujete náhradní baterky.

4. Plastové slohy sice nevypadají úplně „super-cool“, ale na rozdíl od papírových vydrží. Navíc jsou lehčí než efektní, luxusní kožené desky. Taháte-li na zádech či na rameni každý den běžný notebook, nabíječku, notýsek, knížku na čtení atd., váha začne hrát svoji roli velmi rychle.

A ještě jednu věc si dovolím: Dejte si týden tu práci a skutečně všechny nezpracované papíry do složky v příručním zavazadle ukládejte. Uvidíte, po týdnu svůj batoh (tašku atd.) nepoznáte. A budete se divit, jak je možné, že vás to nenapadlo dříve.

5. Doporučovaný "stoh" několika plastových přihrádek, pěkně jedna na druhé, vypadá také velmi efektně. Úplně k nakousnutí. Ovšem do toho okamžiku, kdy se vám v inboxu za den nakupí větší hromádka papírů. (Pokud nevíte, co se stane, nebudu vás napínat - přihrádka pod horní plnou zasténá, prohne se, stěny se mírně rozevřou... a hromádka se sesype.) Drátěný stojánek z IKEY vydrží. A navíc, nikde přece není psané, že jej musíte skládat dohromady a používat celý.

Co dodat?

Používat inbox ovšem neznamená záležitosti sesbírat a následně okamžitě - a pokud možno všechny, pěkně jednu po druhé - vyřídit. Znamená to jen jedno: jasně vymezit prostor, kde všude zachytíte přicházející podněty. Vytvořit konkrétní místa, kam podněty zaznamenáte, abyste je mohli následně přesně pojmenovat a rozhodnout, co pro vás v danou chvíli znamenají a jak s nimi dále naložíte.

Myšlenková mapa: setkání po letech

Máme rok 2013. Máme za sebou více jak pět let školské reformy. Máme učit žáky kreativně myslet, plánovat práci, prezentovat myšlenky a tisíce dalších věcí.

Jako jednotlivosti jsou maximálně tak pracné na přípravu. Když si však člověk spojí dohromady, nemůže si nevšimnout, že dohromady tvoří celek velmi užitečných dovedností. Dovedností, byť zvládnutých třeba jen napůl, posunou možnosti našich žáků na trhu práce zase o kus dál.

Od doby, kdy koncept čarami propojených klíčových informací zapsaných v prostoru spatřil světlo světa, urazily myšlenkové (mentální, tematické, učební a další jiné) mapy kus cesty. Objevují se na obchodních jednáních, na firemních poradách, v laboratořích, v blocích ředitelů, manažerů, freelancerů a... překvapivě i mnoha učitelů.

Jenomže ne u všech. A v tom vidím problém.

Učitel samozřejmě používá to, co pomáhá jemu. Na tom není nic špatného. Proč taky pracovat způsobem, který mi není k ničemu, že?

Jenomže takový učitel nesmí zapomínat na jedno. Před ním (nebo vedle něho, nebo za ním, podle toho, kde se zrovna ve třídě nachází) sedí, stojí, leží, chodí (podle toho, jakou zrovna žáčci páchají činnost) rozličné osobnosti. A mezi nimi se určitě najde osůbka, které myšlenkové mapy pomohou.

(Sám je používám a uvědomuji si, jak mi pomáhají. Proto odmítám použít podmiňovací způsob „mohly by pomoci“. Pomůžou. To je mimochodem fakt. I když se vám to nezdá.)

A každý učitel by měl se svými žáky myšlenkové mapy ve svém předmětu alespoň několikrát vyzkoušet. Tak, aby každý žáček zjistil, jestli mu tahle ta barevná kroužková zmrzlina chutná, nebo ne.

Vzhledem k tomu, jak dlouho už se o mapách mluví, mě dost udivilo, že se stále najdou lidé (nejen běžní učitelé), kteří o nich buď neslyšeli, nebo slyšeli jen málo, a proto „neochutnali“.

Proto znovu publikuji starší, ale upravený článek „Co je to vlastně ta majndmapa“, který vyšel už někdy v roce 2008. I když se na něj za tu dobu nanesla spoustu pomyslného elektronového prachu, jeho základní koncept je stále aktuální.
 

Co přesně je ta myšlenková mapa

• Myšlenková mapa nabízí přehledný a uspořádaný pohled na plán, problém nebo projekt.
• Informace a úkoly se v mapě paprskovitě šíří od centrálního tématu či cíle do stran na rozdíl od klasického záznamu, kde by se v podobě seznamu řadily za sebe pod jedním společným titulkem.
• Tematicky, významově či koncepčně propojená témata spojují čáry-spojnice.
• Nové informace můžete do mapy přidávat nezávisle na pořadí, v němž se objevily (což dost dobře nefunguje u klasického seznamu na papíře). Díky rozložení „do plochy“ je můžete okamžitě propojovat s již existujícími nápady.
• Již při samotném vytváření mapa přirozeně postupuje od komplexnějších pojmů k stále větším detailům a současně vám nebrání přidávat složitější informace. Napadne-li vás nějaký komplexnější pojem, jednoduše jej přidáte na vhodné místo.
• Informace mohou v mapě ještě více zvýrazňovat jednoduché obrázky, symboly, barvy, propojovací čáry či doplňovat (v digitální podobě) přílohy a odkazy na již existující soubory či webové stránky.
• Mapa nabízí pohled na problém v kontextu dalších informací a současně ukazuje, z čeho se jednotlivé informace skládají. Umožňuje, aby člověk téma lépe pochopil. A aby se současně objevily nové možnosti, nové či neotřelé nápady, které nejsou na první pohled vidět.

A k čemu se mapa hodí?

Pomáhá procesu myšlení

Nápad se zableskne - a zhasne. Myšlenková mapa člověku umožňuje dále nápad rozvíjet a myšlenky postupně co nejvíce konkretizovat.

Od mlhavého, všeobecného pocitu, že „toto bychom mohli zkusit", se propracováváte ke konkrétním krokům, které budou třeba udělat.

(Můžete si samozřejmě udělat obyčejný seznam pod sebe nebo použít "propojující se" seznam jako třeba workflowy http://workflowy.com. Ne vždy se však člověku chce pouštět počítač. A jsou okamžiky, kdy je tužka a kus papíru nejlepším přítelem člověka.)

Nabízí prostor k přehlednému uspořádání informací

Stejně jako v klasickém seznamu či osnově máte celý svůj postup od záblesku až po každý konkrétní krok před sebou, na jednom místě.
Informace v mapě jsou uspořádané ne tak, jak myšlenky postupně přicházely (jako u klasického seznamu), ale podle toho, jak spolu jednotlivé záležitosti souvisí.
A čáry propojují a nabízí komplexní pohled na celek – a v případě tvůrčích záležitostí můžete na rozdíl od klasického seznamu snadněji odhalit a především zaznamenat na první pohled neviditelné souvislosti.

Usnadňuje připojení nových informací

Vysvětlují-li (či znázorňují-li) složitější koncepty spojnice, symboly či obrázky, spojují se nové informace s těmi, které člověk o problému již dříve získal – případně si je uvědomil.

Konkretizuje myšlenky a koncepty

Ve spoustě nápadů se skrývají velmi složité, těžko uchopitelné koncepty.
Tím, že je člověk zachytí (byť by k tomu využil třeba jen slovo či symbol jako například malý čtvereček), nejen že snadněji začlenění nápady do kontextu, ale připraví si i prostor, aby s nimi mohl snadněji manipulovat a dále je strukturovat.

Pomáhá soustředit se na jednu věc

V dnešní uspěchané době, kdy se prostředí, aktivity a podněty střídají velmi rychle, vám mohou mapy pomoci soustředit se na jednu věc - třeba i tím, že si člověk chvíli črtá jednoduché obrázky.

100 věcí, které se dají pomocí map zpracovat

Na stránkách mindmapinspiration najdete velmi jednoduchou mapu a v ní přehled věcí, na které můžete myšlenkové mapy použít.

A komu (prozatím) více vyhovují seznamy, najde tyto informace zpracované do své přehledné podoby.
Ano, souhlasím, ta mapa je co do „kvality" obrázků či pojetí hodně, ale opravdu hodně dětinská.
 

Kdy mapy používám nejčastěji?

Sám mapy používám především v okamžiku, kdy potřebuji něco promyslet, ať už je to článek, seminář, projekt nebo vyučovací hodina. Do série vzájemně provázaných map v programu MindManager mám také rozložený celý projekt Inovativní škola, který naše škola realizuje. (Pro představu, cca 2.5 mil. Kč, 25 lidí a vytvoření více jak 1400 učebních materiálů.)

Do map jsem také dlouho plánoval i své týdenní aktivity, abych měl přehled, že se každé oblasti mého života dostane zasloužené pozornosti. Dnes používám jednu velkou mapu, v níž mám rozkreslené Allenovy oblasti zodpovědnosti. O tom snad někdy příště.

Na výpisky či poznámky dnes mapy nepoužívám. Nahradil jsem je jiný způsobem záznamu, tzv. sketchnotes, což jsou „klasické" poznámky ovšem nikoliv jen v textové podobě, ale vysvětlované pomocí obrázků, které text jen doplňuje. Na ukázku se podívejte třeba na poznámky Mike Rhodeho, který je považován za jednoho z prvních propagátorů vedení této formy poznámek. Podívejte se také na poznámky Austina Kleona, kreslíře komiksů, webdesignera, bloggera a autora knihy Kraď jako umělec. A na sketchnotes se určitě ještě dostane.

Má vůbec cenu začínat s GTD?

Image courtesy: najeebkhan2009

Školení v zaměstnání stojí v drtivé většině za pytel.

A všichni time-managementoví guruové přichází se svojí absolutní pravdou, s odpovědí na každou otázku, s náboženstvím o „mysli čisté jako voda“, „zjednodušování“ všeho, o hodnotách, o vizích co-bude-za-pět-let- či-dál a nádherným jazykem plným metafor a trefných, skvěle znějících přirovnání, opepřených notnou dávkou zaručeně pravdivých příběhů ze života. (konec ironie)

Když má člověk plno práce, nemá náladu se nimrat ve svých hodnotách, vizích a poslání. Čeká-li na člověka 50+ nevyřízených e-mailů, jednání se zákazníkem, update stránek, newsletter, příprava porady (a x-dalších jednání) a doma naštvaná manželka, že zase není porytá zahrada, můžou si všichni hodnoty strčit někam za klobouk.

Samozřejmě se nemusíte úplně topit v úkolech. Stačí mít pár úkolů a pocit, že se vám nechce věnovat jim všechen volný čas. A přesně s tímhle vám GTD pomůže.

Nevěříte?

Raketový start: Rozpitvejte složitější „projekt“ na jednotlivé další kroky

Do toho se pouštět nebudu, to dá moc práce. Tohohle je taky moc. A u toho vůbec nevím, co mám dělat. Ani tibetský dalajláma by se nestyděl, jak krásně vám to odříkávání jde. Mantra odkládání dotažená k dokonalosti.

Z vlastní zkušenosti ovšem vím, že nejvíce naladí raketový start. A to pokud možno bez zádrhelů, elegantně, hezky ladně ze Země rovnou na Měsíc.

A nevidím nejmenší důvod, proč si takový "start" nevyzkoušet.

V práci na vás čeká kopa úkolů. Vsadím se, že do některého z nich se vám jistě nechce. Podobná hromada úkolů vás čeká určitě i doma. Vynechejme úkoly, u kterých si nejste jistí, že je chcete musíte dělat. Vezměte takový úkol, který prostě udělat musíte, byť se vám do něj pekelně nechce.

Co že je to ten projekt?

David Allen označuje úkol, který potřebuje ke splnění více než jednu věc, za „projekt“.

Označení je to podle některých (zejména projektových manažerů) poněkud nešťastné. K projektovému managementu jsem ovšem přičichl jen málo. (Přesněji, k „velkým“ projektům za velké prachy, ty „malé“, nízkorozpočtové či bezrozpočtové, za to za účasti 2 – 30 lidí, řeším skoro pořád. Abyste rozuměli té podivné matematice, pracuji ve školství, kde se skoro všechno dělá vlastně samo, v rámci paušálu, nebo rovnou „zadarmo“.)

Jsa tedy uživatelem GTD dlouhodobým, anglické i české verze knihy znalým, budu se držet již zavedené terminologie. A vám, projektovým managementem postiženým, radím: zapomeňte na chvíli na rozpočet, team meetingy, strategii, risk assessment, critical path a samozřejmě Gantovy grafy, bez kterých žádný projekt nemůže být.

Projekt budiž nám záležitosti, která nejde udělat jedním vrzem během chvilky.

Začněte s myšlenkou na konec

Vyberte nějaký úkol, který vám leží ladem, a zamyslete se, jaký bude konkrétní výsledek.
Jednoduše řečeno: jak poznáte, že jste tuto záležitost dokončili? Co konkrétně bude platit? Co „bude ležet“ před vámi?

Napíšete článek na web? Vydáte firemní zpravodaj? Povedete poradu? Budete se jí jen účastnit krátkým příspěvkem (a musíte šéfovi dodat podklady pro agendu)? Vytvoříte novou www stránku firmy?

Vezměte kus papíru a konkrétně výsledek pojmenujte.

Abych nevařil z vody, nahodím z praxe například náš školní čtvrtletník (v korporátním newspeaku newsletter).

Nejprve konkrétně definovat projekt: Vytvořit zpravodaj třetí čtvrtletí.

Co přesně bude ležet přede mnou? 300 stran A3 oboustranně potištěných, černobílých.

Co bude jeho obsahem? Zaplněné jednotlivé rubriky Slovo úvodem, Připravujeme, rubrika přehled akcí za uplynulé čtvrtletí na naší škole, 3 zprávy o významných událostech za danou dobu, na každé straně minimálně 1 fotografie, cca 3 – 4 básničky žáků z 1. stupně.
 

Jaký další krok musím k této „pravdě“ udělat?

Uvidíte-li konkrétní výsledek, jednoduše identifikujete konkrétní kroky, které vás k tomuto cíli přinesou. A nebojte se tyto kroky rozmělnit do podrobností skutečných krůčků. A už vůbec se nedivte, když se vám objeví komplikovanější, z více kroků se skládající „podúkol“ nebo „podprojekt“.

Ptejte se Jaký je další krok? a čile rozmělňujte.

V případě zpravodaje se potom najednou objeví úkoly jako:

- E-mail zástupkyni pro básničky.
- E-mail řediteli pro slovo úvodem, připravujeme, přehled akcí.
- E-mail kolegyně napsat článek o konkrétní události.
- Stáhnout z webu fotky.
- Sekretářka – zjistit/zajistit dostatek papírů A3.
- Napsat článek xyz (takový malý „podprojekt“, tedy samostatný projekt, který je součástí většího projektu), který tvoří další kroky:
- Braintstorm článek xyz. (a následné Draft článek xyz --- Zkontrolovat článek xyz)
- (…)

Bác. A najednou uvidíte jednotlivé kroky, které vás čekají. Kroky, které úkol posunou k vyřešení. Kroky, které vůbec nebudou bolet. (Pokud jste ovšem nenechali úkol tzv. „vyhnít“ a on mrcha nevyhnil a najednou vám hoří koudel u… oněch míst, kde by se oheň rozhodně vyskytovat neměl. To potom i ten obyčejný e-mail bude trochu bolet.)
 

Najděte termínované kroky

Projděte si seznam vytvořených kroků a najděte ty, které musí být udělány v nějaký den (nebo do nějakého konkrétního termínu).

Ty si potom zapište do kalendáře. Budiž vám svatým přikázáním:

do kalendáře patří jen úkoly, které MUSÍ být provedeny v daném termínu.

Ve většině papírových kalendářů najdete kolonku „úkolů“. V elektronických kalendářích je na to super kolonka. A v Google Kalendáři Eventy, nebo ještě lépe: Tasks, které mají roztomilé, zaškrtávací tlačítko. Tak.

Ve výše uvedeném příkladu žádný takový krok není. V praxi to může být fakt, že kolega následující den odjíždí na dovolenou. Sekretářka bude posílat objednávku. Klient bude ve městě a mohli byste se sejít. Bude potřeba zkontrolovat (a reportovat), jak se projekt vyvíjí.

Řiďte se jednoduchým pravidlem: Co vybuchne, když věc tehdy a tehdy neuděláte?
Jiné kroky do kalendáře nepatří.

Setřiďte zbývající kroky do tzv. kontextů

Zbývající činnosti, které nevyžadují den nebo hodinu provedení, roztřídíme podle toho, co potřebujete, abyste je mohli provést. Může to být konkrétní místo, člověk, s nímž musíte mluvit, nebo třeba nástroj, který budete potřebovat. V terminologii GTD se těmto přesně definovaným „prostředím“ říká kontexty.

V úkolu s newslettrem jsou vidět dva kontexty - @Online (v případě, že se občas člověk ocitne s počítačem (@Computer) bez připojení k internetu), a .Hospodářka (nebo @Husova, tedy místo, kde se s člověkem zcela jistě setkám). A brainstorming článku může člověk udělat @Kdekoliv, stačí mu jen tužka a papír.

(Tečky před kontextem používám k úkolům pro jednotlivé lidi, symbol @ potom jako v GTD zažitou zkratku anglického „at“, tedy „na“.

Pro začátek postačí na několik papírů (nebo stránek v sešitě) vytvořit seznam kroků v daném kontextu. Nejčastěji narazíte na kontexty jako @Počítač, @Kancelář, @„vaše město“, . „konkrétní člověk“, nebo @Kdekoliv.

Pamatujte, na seznamy dalších kroků rozdělených do kontextů, patří úkoly, které nemusíte udělat konkrétní den/v konkrétním čase. Musíte je ovšem udělat co nejdříve.

 

Vytvořte si seznam Projektů

Člověk neřeší samozřejmě jen jednu věc. Úkolů, které nepočkají a k jejichž splnění musíte udělat dva a více kroků, najdete jistě více. Zapište si je na samostatný list papíru označený Projekty. A když už budete u toho, stanovte si u každého projektu další krok a zapište jej na patřičný seznam, tedy buď na seznamy kontextů, nebo do kalendáře.

Možná budete mít pocit, že už těch seznamů stačí. Seznam projektů neslouží ničemu jinému než k tomu, abyste měli na jednom místě sepsané úkoly delší než jeden krok. Tento seznam také nemusíte řešit každý den. Stačí se mu věnovat tak jednou za týden při aktivitě zvané Týdenní zhodnocení. (A k tomu zase někdy příště, proč se na začátek totálně vyčerpat, že?)

První ochutnávku GTD máte za sebou

Jak se cítíte? Už vám ty úkoly nepřijdou tak nepříjemné? Už se dají zvládnout, že?

Stačilo udělat jen několik kroků a před vámi leží seznam konkrétních činností, díky kterým se dlouho odkládaný úkol pohne kupředu.

Své činnosti máte přesně definované. Nejste v kanceláři? Nemusíte přemýšlet nad tím, co můžete udělat jen v kanceláři. Sedíte u počítače? Vezměte si seznam @Počítač a udělejte dva, pět či deset kroků. Posunete kupředu hned několik projektů.

 

Co tedy je v praxi tohleto GéTéDé?

Abyste neměli přílišná očekávání samospasitelného systému (nebo filozofie, která vám nabídne odpověď na každou otázku), dovolím si stručně shrnout.

Metoda GTD (tedy getting things done TM) není nic víc, než soubor postupů, díky které dostanete pod kontrolu pracovní a soukromé záležitosti. Člověka vede k tomu, aby si uvědomil, jakou konkrétní „věc“ má přesně udělat a co přesně znamená tuto věc dělat.

Tak co, pořád máte pocit, že nemá cenu GTD používat?

 

Začněte s co nejjednoduššími pomůckami,

Každá debata dvou GTD-nadšenců nakonec sklouzne k jednomu: Jaký nástroj pro vedení GTD používáš? (Kecám, většina debat podobně postižených jedinců tímto tématem začíná.)

Nepouštějte se do vytváření super promyšleného, luxusně vyladěného systému. Počítejte s tím, že svůj systém postupně upravíte a mouchy vychytáte.

Pro začátek postačí obyčejná tužka, pár listů papíru, e-mailová schránka, kalendář, nebo možná lepíky (za předpokladu, že máte velký prostor, kam si můžete všechno pěkně rozložit).

Používáte-li Evernote (nebo outlook a onenote), mohl by vám pomoci článek Libora Kříže, respektive seriál Jardy Luhana GTD v Outlooku.

Při čtení nepropadejte panice, jedná se o higher-level a pro úplného začátečníka stačí pochopit základní myšlenku – tag, samostatný notebook a je to.
 

…zaznamenejte si všechny podněty…

Z ochutnávky zbývá poslední bod. Během dne budete mít hromadu podnětů k tomu, co byste měli/mohli dělat.

Pořiďte si nějaký notýsek, kartičky nebo nějakou aplikaci do mobilního telefonu, do které si budete moci během dne (a za pochodu) zaznamenávat své nápady. Nebojte se, nemusíte je hned začít realizovat. Jen si je zapište a věnujte se tomu, co jste dělali do chvíle, než se podnět k činnosti (v české terminologii GTD „záležitost“) objevil.
 

…a na konec začátku si přečtěte knihu Mít vše hotovo.

Chápu, chce se vám začít okamžitě, a já vás takhle zbrzdím. Pročtěte si minimálně celou první třetinu. Přesněji alespoň první část Mít vše hotovo, abyste aspoň v hrubém nárysu prošli celým systémem. V dalších dvou částech knihy popisuje David Allen konkrétní kroky, jak GTD implementovat.

MítVšeHotovo není kniha na dobrou noc. Připravte se na velmi zhuštěný text, na mnoha místech zejména druhé části stylem „co věta, to perla“, nad níž se musí člověk zastavit. A bohužel za to často může Allenův občas nehezký slovník management talku nebo corporate newspeaku.

Je mi jasné, že přidávat další práci těm, kteří „chtějí“ s prací pomoct, mi na popularitě rozhodně nepřidá.

Na druhou stranu sám mohu posloužit jako příklad: dokud jsem knihu neznal celou, aplikoval jsem jen tipy, střípky a cáry metody a unikaly mi některé základní myšlenky. A to si troufám tvrdit, že jsem tehdy přečetl více článků, než kolik jich na téma GTD v současné době koluje na „českém“ internetu, a to nejen na výborném serveru Mít vše hotovo.

Nová rubrika velmi malým rozmachem

Původní články na blogu Workaholic.Bloguje.cz zmizely v propadlišti dějin, tedy v propadlišti serverů firmy, která bloguje.cz převzala. (Ne, prolink nedám, moc mě konec bloguje.cz nepotěšil.)

V souvislosti s brněnskými setkáními GTD Cleared se v těle mém překvapivě objevuje puzení (nikoli pruzení, či dokonce opruzení), psát a znovu se na téma GTD (a vlastně i celý time-management) vyslovit. Nuž, nebudu se bránit, třeba mě začne znovu bavit psát.

Postupem času tedy nakrmím blog některými staršími články z tématu time-management. Nebyly tesány do kamene, a proto většinu z nich upravím. A samozřejmě přibydou i články nové.

Prezentaci mám, v čem já ji jen udělám...

aneb stručný (a postupem času aktualizovaný) přehled prezentačního software

V současné době existuje na trhu velký počet aplikací, které vám umožní vytvořit prezentaci. Drtivá většina z nich štěpí informace (nebo informační celky) do jednotlivých snímků, které promítnete posluchači a dovysvětlíte svým komentářem.

Prezentovat informace samozřejmě nemusíte jen pomocí snímků. Stále častěji se objevují postupy, které daleko více využívají možností dnes všudypřítomných nástrojů na vytváření multimediálních sdělení, jako např. prezentace formou videonávodu (aplikace jako Camtasia, Jinx, Webinaria, ScreenToVideo a desítek dalších).

Jinou variantou jsou prezentace formou atraktivních flashových videí (např. běžná videa nebo nástroje typu Videoscribe pro přístroje vybavené systémy iOS a Android).