Sesbírali jste všechny své závazky, všechny podněty, všechny záležitosti, které nějak zaujaly vaši pozornost. Všechno čeká ve vašich
inboxech.
Pokud sbíráte drtivou většinu podnětů za pochodu a nevěnujete jim pozornost (věda, že jsou zaznamenány a že se k nim dostanete později), mnoho záležitostí tvoří neurčité, mlhavé a na první pohled ne zcela jasné informace. Zpracování vás posune dál.
Rozdělovat postup na „sbírání” a „zpracování” se může zdát jako zbytečná komplikace. Jenže zbytečné to rozhodně není.
Ač na první pohled zbytečná komplikace, ve skutečnosti staví „sbírání” a „zpracování” na odlišných principech.
Zatímco u
sbírání si člověk uvědomí, že se něco děje, u
zpracování si k dané „situaci” vytvoří vztah - a začlení ji do svého života.
Stručně řečeno: soustředíte se na to, co během dne přitáhlo vaši pozornost, a rozhodnete, jaký význam pro vás má konkrétní zaznamenaná záležitost.
Poznámka na okraj:
V knize
Mít vše hotovo používá David Allen pro tuto část procesu označení „zpracování”.
Ve své další knize
Aby vše klapalo potom pracuje s termínem „objasňování”. Jedná se o stejný okamžik
managementu pracovního procesu. Během něj si objasníte, jak daná sebraná záležitost zapadá do vašeho života.
Jak postupovat při zpracování schránky?
Co to je?
Při sbírání většinou nedostanete jasnou informaci, která řekne:
„Jsem tohle a toto, musí se se mnou udělat tohle, budeš mě potřebovat tehdy a v takovéto situaci, a takhle zapadám do tvého života, do tvé aktuální situace a do tvých krátko- a dlouhodobých plánů. Tak se rozhodni, necháš si mě?”
V drtivé většině případů musíte všechny souvislosti zaznamenané záležitosti odhalit sami. A právě odpověď na otázku
Co přesně tato záležitost je? (a pár dalších) souvislostí odhalí.
Je to informace? Úkol k řešení? Něco, co byste někdy chtěli udělat? Konkrétně ji pojmenujte. A definice vás navede k dalšímu postupu.
Jste ten správný člověk, který se má záležitostí zabývat?[1]
Nejste?
Delegujte ji. Pokud se jen jedná o nějakou informaci, položka pro vás končí.
A v případě, že s touto záležitostí musí dotyčný něco dělat, poznačte si na seznam
@Čekám na... osobu, jakou přesně práci jste předali a datum, kdy jste ji předali. Během týdenních zhodnocení (neboli „
weekly review)
se k delegované položce vrátíte a případně si jako připomínku vytvoříte další krok třeba
Zavolat XY, abyste zjistili, jak se řešení posunuje kupředu.
Jste ten správný člověk?
Potom následuje další otázka:
Je záležitost realizovatelná? Musím s tím něco udělat?
V originálu používá Allen nepřeložitelný management-speak
„actionable”, tedy vyžaduje-li záležitost nějakou činnost, akci, kterou ji zrealizujete. Pro přesnost, v pojmu „actionable“ se současně s tím schovává také význam „
umožňují-li to okolní podmínky“, mezi které mimo jiné spadají také vaše aktuální i dlouhodobé cíle, vize, hodnoty a další. Hezký novotvar, že?
Mohl bych zajít hodně do podrobností a uvádět jako David Allen příklady. Nebudu, přečtěte si knihu Mít vše hotovo, str. 127n a . Místo toho jen nabídnu stručné shrnutí v podobě jednoduchých otázek, které používám já.
Jaký je další krok? Pojmenujte, co přesně (fyzicky) uděláte.
Bude řešení trvat do 2 minut? Udělejte ho.
Musí se činnost provést v nějaký konkrétní den či čas? Zapište si ji do kalendáře.
Vztahuje se záležitost k nějakému vašemu konkrétnímu projektu? Dejte ji do složky/připište na projektový plán/do podkladů k projektu.
Je to něco, čemu byste se mohli někdy v budoucnosti chtít věnovat? Zapište ji na seznam „Někdy/Možná”.
Vyžaduje řešení více po sobě jdoucích kroků? Potom je to v přísně Allenovském duchu „projekt“, tedy záležitost, jejíž dokončení vyžaduje provedení více kroků. Pojmenujte nejbližší z kroků a na seznam @Projekty si zapište, jakou přesně „dlouhodobější vícekrokovou” činnost děláte. A jednotlivé kroky neboli činnosti zapište na další místo, seznam dalších kroků (třeba roztříděných do
kontextů, tedy míst, nástrojů nebo lidí, které k provedení kroku potřebujete).
U posledních dvou položek se na chvíli zastavím.
Jako výtka na adresu GTD často zní, že člověka nutí dělat velkou spoustu věcí. Dojem je to oprávněný.
Na rovině „operativní“, tedy na rovině konkrétních aktivit, úkolů, e-mailů apod., totiž nabízí velmi jednoduchý postup třídění a uspořádání od podnětu ke konkrétní činnosti, až člověk najednou získá pocit, že toho zvládne opravdu hodně. Výsledkem je, že se při rozhodování o „realizovatelnosti“ nápadu často neřídí svými prioritami (pokud se kdy nad nimi vůbec začne zamýšlet) a dělá všechno.
Omyl. Pokud budete řídit svůj proces pomocí GTD (nebo podobě orientovaného systému řízení), priority musíte mít naprosto jasně vytyčené.
GTD vám vaše priority nenadiktuje. Ty si musí stanovit každý člověk sám.
GTD nabízí návod v podobně systému po sobě jdoucích kroků, které vás přivedou od nápadu až k jeho konkrétní realizaci. V případě priorit potom pomocí analogie „letových hladin“ velmi vágně vymezuje témata, která by si měl člověk ujasnit předtím, než se rozhodne, jakou činnost by chtěl, chce nebo musí dělat.
GTD vám pomůže koupit auto. Pomůže vám najít cestu třeba k založení firmy. A když se budete hodně snažit, jednotlivé kroky vám pomůžou sestavit doma, já nevím, třeba atomovou bombu. Na to, že je to blbost, ovšem musíte přijít sami.
Jak se rozhodnout, do kterého projektu se pustit? Jak zjistit, zda má tento projekt vůbec cenu dělat? Jak určit, že se do něj máte pustit zrovna teď?
Neexistuje jednoduchá odpověď. Navíc ji ani kniha
Mít vše hotovo, ani
Aby vše klapalo nepomáhají nalézt. Spíš obě jen naznačují. Trochu více se Allen prioritám věnuje v knize
Ready For Anything (kap. 46 – 50) a o ještě drobek více ve svém semináři
GTD Fast (GTD Live jsem neslyšel, takže nemůžu sloužit.)
Pro všechny texty ale platí: zatímco v oblasti každodenní agendy nabízí GTD jasný a promyšlený, a především funkční postup, v oblasti stanovení priorit očekávání bohužel nesplní. Návod na stanovení priorit zůstává hodně povšechný. Ale zpátky ke zpracování.
Jestliže jste se již před „zpracováním” (a ještě lépe dlouho, dlouho před tím) nerozhodli, čemu se chcete věnovat ve svém soukromém a pracovním světě v této době (jinými slovy, nemáte stanovené priority), bude se vám rozhodovat nelehce.
Bez vytyčeného plánu totiž bude většina nápadů lákat a jeden přes druhého volat:
„Udělej mě!” „Ne, mě.” „Mě, já jsem nejhezčí.” „A já nejzářivější!”
Než se necháte nalákat a spadnete do pasti nekonečných, „
špatných, nevhodně načasovaných nebo úplně zbytečných” projektů, zkuste si třeba položit několik následujících otázek. Nejsou univerzální, leč mým potřebám i podmínkám naprosto vyhovují.
- Co mi realizace tohoto nápadu pomůže vyřešit? Kam mě posune?
- Co přesně budu potřebovat, abych nápad zrealizoval?
- Jak tento projekt ovlivní další již řešené projekty?
- Mám dostatek času/peněz/znalostí/dovedností atd., abych se do toho mohl teď pustit?
- Pokud znalosti/dovednosti/finance nemám, je tento nápad natolik zajímavý, že bych jej měl nechat dozrát na seznamu @Někdy/Možná?
- Mám dostatek energie/motivace/chuti, abych se pustil do práce?
(O další možnosti, jak se rozhodnout o nápadu (nebo projektu) k realizaci, bude některý z příštích článků.)
Několik tipů pro efektivní zpracování inboxů
Vyhraďte si čas na zpracování
Než se vám návyk zpracovat celý obsah schránky dostane pod kůži, zkuste trochu ošidit svoji nechuť pustit se do práce.
Vyhraďte si na zpracování čas v kalendáři - a zacházejte s blokem jako s každou jinou schůzkou. Uvidíte, časem se jednotlivé kroky zautomatizují a žádné tvrdé postupy „jak-se-sakra-donutit” nebudou potřeba.
Kdy si čas vyhradit?
Záleží jen na povaze vaší práce. Jedni se neobejdou bez neustálé kontroly e-mailů, jiným je e-mail klidně den dva ukradený. Ať patříte do první skupiny, druhé skupiny nebo někam mezi, troufnu si tvrdit, že minimálně 2 hodiny se bez e-mailu obejdete.
Navíc nepovažuji za ideální nastartovat den tím, že si zkontroluji, co do schránek zaválo během večera a noci.
Každému vyhovuje něco jiného. Pro mě je ideální začít den smysluplnou - a tedy předem definovanou - prací. A teprve až potom v klidu zkontrolovat, co na mě kde vybafne, protože mám vytvořený fungující systém
[2].
Vyžaduje-li to vaše práce, vyhraďte si na zpracování časy dva. Jeden během dopoledne, druhý odpoledne (nebo večer, podle toho, zda máte z domu přístup do svého firemního účtu).
Až při odpolední/večerní kontrole se pusťte nejen do e-mailů z odpoledne, ale i do dalších papírů a poznámek, které jste během dne nasbírali.
A nezapomeňte - inbox není jen e-mailová schránka. Máte minimálně dvě - ještě tu klasickou, poštovní. A vedle nich „x” dalších.
Snižte počet schránek na minimum
Čím komplikovanější systém budete používat, tím hůř jej budete dlouhodobě udržovat. A než se zpracování stane rutinou, klidně si udělejte jednoduchý kontrolní seznam míst a oblastí, které musíte zpracovat.
Rozhodujte se rychle
Cílem zpracování není úkol udělat. Cílem je rozhodnout, o co se jedná a jak to zapadá do vašeho života. Proto se rozhodujte rychle.
Allen uvádí, že zpracování jedné položky vám vezme zhruba 30 vteřin v průměru. Stačí prý jen vynásobit počet položek ve schránce a získáte hrubý odhad, jak dlouho vám zpracování bude trvat.
Nevím, kde k tomuto číslu přišel. Za sebe nedokážu tento čas vůbec stanovit. Někdy mi zpracování trvá pár minut, jindy - když se třeba objeví lákavé nápady na ještě lákavější projekty - se mořím déle. A mnohdy některé položky skončí s úkolem
„Promyslet a rozhodnout projekt xyz“ na seznamu dalších kroků.
Zpracujte schránky jednou za den
Nebo jednou za týden. Není dané univerzální pravidlo, mně ovšem vyhovuje nechat schránky plnit maximálně dva dny.
Nedokážu si představit, že bych inboxy (tedy většinu z nich) denně nebo alespoň jednou neprošel. Protože je víceméně důsledně používám, končí v nich mnoho zadání zcela zásadní práce na další den nebo na aktuální týden.
Procházejte položky jednotlivě
V drtivé většině případů bude každá položka samostatným úkolem, eventuálním projektem nebo informací.
A samozřejmě narazíte na výjimky, třeba sérii článků jako skupinu podkladů k jednomu projektu. V Evernote v tomto případě využívám možnosti označit více položek jedním či více tagy najednou.
Postupujte odshora dolů
Nebo odzdola nahoru. To je úplně jedno. Jen si dejte pozor na to, abyste se u každé položky rozhodli - a nevraceli ji zpátky do inboxu. Nebo své rozhodnutí přeskočením oddalovali. Jak už zaznělo výše, místo toho si raději na seznam svých dalších kroků připište „úkol”
Rozhodnout se o...
Vyprázdněte stránku až do dna
Byť Allen ve svých knihách doporučuje celou schránku vyprázdnit, ve svém semináři GTD Fast mluví o tom, že při velkém vytížení často používá tzv. „emergency scanning”. Tedy že projde obsahem schránky a vybere jen ty položky, které jsou aktuální. A úplnému vyprázdnění se věnuje, až když má dostatek času.
Osobně považuji tento přístup za nešťastný. Minimálně v mém případě by totiž obsah schránky v podobném režimu nebezpečně narůstal.
A to raději ani nemyslím na to, jak by to dopadlo u lidí, kteří s GTD začínají a kteří si „návyk” dělat jednotlivé kroky GTD procesu teprve vytvářejí. Za jak dlouho se „schránka” stane spíš přítěží než pomocníkem?
Vstupní schránky je potřeba vyprazdňovat pravidelně.
Když to neuděláte, nevytvoříte si konkrétní úkoly (tedy projekty a „další kroky”).
Místo, abyste „dělali” úkoly z jednoho konkrétního seznamu, budete zuřivě skákat mezi schránkami a hledat, co máte udělat nejdříve.
A místo toho, abyste se zodpovědně rozhodovali na základě svých cílů a priorit, budete dělat úkoly prostě proto, že vám je někdo zadá nebo že vás právě napadnou.
Proč ne, někomu to možná bude vyhovovat. Jen si musíte dát pozor. Budete-li totiž schránky poctivě používat, budou pořád plné.
Takže bude pořád co dělat. Otázkou ovšem zůstává, jestli nakonec budete dělat to, co bude v danou chvíli ta nejlepší možná činnost, a to jak z hlediska
kontextu, v němž se nacházíte,
času, který máte k dispozici,
energie a vašich
priorit vycházejících z dlouhodobějšího „plánu”.
Díky
R. Chudému za podnětné komentáře k textu.
GTD je registrovanou obchodní známkou společnost David Allen Company. Použitá literatura:
1.
Allen, David. Mít vše hotovo. Brno : Jan Melvil Publishing, 2008. 978-80-903912-8-4.
2.
Allen, D. Aby vše klapalo. Brno : Jan Melvil Publishing, s.r.o., 2009. ISBN 978-80-87270-00-4.
3.
Allen, D. GTD Fast. [CD]: Nightingale - Conant, 2001.
[1] Znalci postupů, díla a myšlenek Davida Allena se zcela jistě trochu zarazili. Teď přece následuje rozhodování, jestli se dá se záležitostí něco dělat, a rozhodnutí, jestli vyžaduje nějakou vaši další činnost.
Hořká zkušenost se zavalením úkoly mě v této oblasti dostatečně vyškolila. Jsou prostě věci, které vám nepřísluší dělat. Předejte je těm, kterých se týkají - a kteří jsou na jejich řešení dostatečně vybavení ať již zkušenostmi, nebo povahou. Uvidíte, najednou budete mít více prostoru věnovat se věcem, které vyhodnotíte jako důležité především pro sebe.
Zde ovšem můžete narazit na malý problém. Co když nejde tato záležitost jednoduše předat, jako když třeba předáte e-mail s nějakými informacemi? Co když musíte záležitost popsat, stanovit pravidla a podmínky, za kterých chcete, aby ji dotyčný zrealizoval?
Potom se načas stáváte tím „správným“ člověkem – a záležitost zůstává na vaší straně hřiště.
[2] Patřím k lidem, kterým se to snadno mluví. Jsem skřivan a nedělá mi problémy vstát někdy kolem páté, pustit počítač a hodinku či dvě (podle toho, co je za den) pracovat. Nebo si jít zaběhat. A teprve potom, až mám „něco” za sebou, zkontrolovat e-mail a pustit se do úkolů, které mi v něm eventuálně přistály.
