Má vůbec cenu začínat s GTD?

Image courtesy: najeebkhan2009

Školení v zaměstnání stojí v drtivé většině za pytel.

A všichni time-managementoví guruové přichází se svojí absolutní pravdou, s odpovědí na každou otázku, s náboženstvím o „mysli čisté jako voda“, „zjednodušování“ všeho, o hodnotách, o vizích co-bude-za-pět-let- či-dál a nádherným jazykem plným metafor a trefných, skvěle znějících přirovnání, opepřených notnou dávkou zaručeně pravdivých příběhů ze života. (konec ironie)

Když má člověk plno práce, nemá náladu se nimrat ve svých hodnotách, vizích a poslání. Čeká-li na člověka 50+ nevyřízených e-mailů, jednání se zákazníkem, update stránek, newsletter, příprava porady (a x-dalších jednání) a doma naštvaná manželka, že zase není porytá zahrada, můžou si všichni hodnoty strčit někam za klobouk.

Samozřejmě se nemusíte úplně topit v úkolech. Stačí mít pár úkolů a pocit, že se vám nechce věnovat jim všechen volný čas. A přesně s tímhle vám GTD pomůže.

Nevěříte?

Raketový start: Rozpitvejte složitější „projekt“ na jednotlivé další kroky

Do toho se pouštět nebudu, to dá moc práce. Tohohle je taky moc. A u toho vůbec nevím, co mám dělat. Ani tibetský dalajláma by se nestyděl, jak krásně vám to odříkávání jde. Mantra odkládání dotažená k dokonalosti.

Z vlastní zkušenosti ovšem vím, že nejvíce naladí raketový start. A to pokud možno bez zádrhelů, elegantně, hezky ladně ze Země rovnou na Měsíc.

A nevidím nejmenší důvod, proč si takový "start" nevyzkoušet.

V práci na vás čeká kopa úkolů. Vsadím se, že do některého z nich se vám jistě nechce. Podobná hromada úkolů vás čeká určitě i doma. Vynechejme úkoly, u kterých si nejste jistí, že je chcete musíte dělat. Vezměte takový úkol, který prostě udělat musíte, byť se vám do něj pekelně nechce.

Co že je to ten projekt?

David Allen označuje úkol, který potřebuje ke splnění více než jednu věc, za „projekt“.

Označení je to podle některých (zejména projektových manažerů) poněkud nešťastné. K projektovému managementu jsem ovšem přičichl jen málo. (Přesněji, k „velkým“ projektům za velké prachy, ty „malé“, nízkorozpočtové či bezrozpočtové, za to za účasti 2 – 30 lidí, řeším skoro pořád. Abyste rozuměli té podivné matematice, pracuji ve školství, kde se skoro všechno dělá vlastně samo, v rámci paušálu, nebo rovnou „zadarmo“.)

Jsa tedy uživatelem GTD dlouhodobým, anglické i české verze knihy znalým, budu se držet již zavedené terminologie. A vám, projektovým managementem postiženým, radím: zapomeňte na chvíli na rozpočet, team meetingy, strategii, risk assessment, critical path a samozřejmě Gantovy grafy, bez kterých žádný projekt nemůže být.

Projekt budiž nám záležitosti, která nejde udělat jedním vrzem během chvilky.

Začněte s myšlenkou na konec

Vyberte nějaký úkol, který vám leží ladem, a zamyslete se, jaký bude konkrétní výsledek.
Jednoduše řečeno: jak poznáte, že jste tuto záležitost dokončili? Co konkrétně bude platit? Co „bude ležet“ před vámi?

Napíšete článek na web? Vydáte firemní zpravodaj? Povedete poradu? Budete se jí jen účastnit krátkým příspěvkem (a musíte šéfovi dodat podklady pro agendu)? Vytvoříte novou www stránku firmy?

Vezměte kus papíru a konkrétně výsledek pojmenujte.

Abych nevařil z vody, nahodím z praxe například náš školní čtvrtletník (v korporátním newspeaku newsletter).

Nejprve konkrétně definovat projekt: Vytvořit zpravodaj třetí čtvrtletí.

Co přesně bude ležet přede mnou? 300 stran A3 oboustranně potištěných, černobílých.

Co bude jeho obsahem? Zaplněné jednotlivé rubriky Slovo úvodem, Připravujeme, rubrika přehled akcí za uplynulé čtvrtletí na naší škole, 3 zprávy o významných událostech za danou dobu, na každé straně minimálně 1 fotografie, cca 3 – 4 básničky žáků z 1. stupně.
 

Jaký další krok musím k této „pravdě“ udělat?

Uvidíte-li konkrétní výsledek, jednoduše identifikujete konkrétní kroky, které vás k tomuto cíli přinesou. A nebojte se tyto kroky rozmělnit do podrobností skutečných krůčků. A už vůbec se nedivte, když se vám objeví komplikovanější, z více kroků se skládající „podúkol“ nebo „podprojekt“.

Ptejte se Jaký je další krok? a čile rozmělňujte.

V případě zpravodaje se potom najednou objeví úkoly jako:

- E-mail zástupkyni pro básničky.
- E-mail řediteli pro slovo úvodem, připravujeme, přehled akcí.
- E-mail kolegyně napsat článek o konkrétní události.
- Stáhnout z webu fotky.
- Sekretářka – zjistit/zajistit dostatek papírů A3.
- Napsat článek xyz (takový malý „podprojekt“, tedy samostatný projekt, který je součástí většího projektu), který tvoří další kroky:
- Braintstorm článek xyz. (a následné Draft článek xyz --- Zkontrolovat článek xyz)
- (…)

Bác. A najednou uvidíte jednotlivé kroky, které vás čekají. Kroky, které úkol posunou k vyřešení. Kroky, které vůbec nebudou bolet. (Pokud jste ovšem nenechali úkol tzv. „vyhnít“ a on mrcha nevyhnil a najednou vám hoří koudel u… oněch míst, kde by se oheň rozhodně vyskytovat neměl. To potom i ten obyčejný e-mail bude trochu bolet.)
 

Najděte termínované kroky

Projděte si seznam vytvořených kroků a najděte ty, které musí být udělány v nějaký den (nebo do nějakého konkrétního termínu).

Ty si potom zapište do kalendáře. Budiž vám svatým přikázáním:

do kalendáře patří jen úkoly, které MUSÍ být provedeny v daném termínu.

Ve většině papírových kalendářů najdete kolonku „úkolů“. V elektronických kalendářích je na to super kolonka. A v Google Kalendáři Eventy, nebo ještě lépe: Tasks, které mají roztomilé, zaškrtávací tlačítko. Tak.

Ve výše uvedeném příkladu žádný takový krok není. V praxi to může být fakt, že kolega následující den odjíždí na dovolenou. Sekretářka bude posílat objednávku. Klient bude ve městě a mohli byste se sejít. Bude potřeba zkontrolovat (a reportovat), jak se projekt vyvíjí.

Řiďte se jednoduchým pravidlem: Co vybuchne, když věc tehdy a tehdy neuděláte?
Jiné kroky do kalendáře nepatří.

Setřiďte zbývající kroky do tzv. kontextů

Zbývající činnosti, které nevyžadují den nebo hodinu provedení, roztřídíme podle toho, co potřebujete, abyste je mohli provést. Může to být konkrétní místo, člověk, s nímž musíte mluvit, nebo třeba nástroj, který budete potřebovat. V terminologii GTD se těmto přesně definovaným „prostředím“ říká kontexty.

V úkolu s newslettrem jsou vidět dva kontexty - @Online (v případě, že se občas člověk ocitne s počítačem (@Computer) bez připojení k internetu), a .Hospodářka (nebo @Husova, tedy místo, kde se s člověkem zcela jistě setkám). A brainstorming článku může člověk udělat @Kdekoliv, stačí mu jen tužka a papír.

(Tečky před kontextem používám k úkolům pro jednotlivé lidi, symbol @ potom jako v GTD zažitou zkratku anglického „at“, tedy „na“.

Pro začátek postačí na několik papírů (nebo stránek v sešitě) vytvořit seznam kroků v daném kontextu. Nejčastěji narazíte na kontexty jako @Počítač, @Kancelář, @„vaše město“, . „konkrétní člověk“, nebo @Kdekoliv.

Pamatujte, na seznamy dalších kroků rozdělených do kontextů, patří úkoly, které nemusíte udělat konkrétní den/v konkrétním čase. Musíte je ovšem udělat co nejdříve.

 

Vytvořte si seznam Projektů

Člověk neřeší samozřejmě jen jednu věc. Úkolů, které nepočkají a k jejichž splnění musíte udělat dva a více kroků, najdete jistě více. Zapište si je na samostatný list papíru označený Projekty. A když už budete u toho, stanovte si u každého projektu další krok a zapište jej na patřičný seznam, tedy buď na seznamy kontextů, nebo do kalendáře.

Možná budete mít pocit, že už těch seznamů stačí. Seznam projektů neslouží ničemu jinému než k tomu, abyste měli na jednom místě sepsané úkoly delší než jeden krok. Tento seznam také nemusíte řešit každý den. Stačí se mu věnovat tak jednou za týden při aktivitě zvané Týdenní zhodnocení. (A k tomu zase někdy příště, proč se na začátek totálně vyčerpat, že?)

První ochutnávku GTD máte za sebou

Jak se cítíte? Už vám ty úkoly nepřijdou tak nepříjemné? Už se dají zvládnout, že?

Stačilo udělat jen několik kroků a před vámi leží seznam konkrétních činností, díky kterým se dlouho odkládaný úkol pohne kupředu.

Své činnosti máte přesně definované. Nejste v kanceláři? Nemusíte přemýšlet nad tím, co můžete udělat jen v kanceláři. Sedíte u počítače? Vezměte si seznam @Počítač a udělejte dva, pět či deset kroků. Posunete kupředu hned několik projektů.

 

Co tedy je v praxi tohleto GéTéDé?

Abyste neměli přílišná očekávání samospasitelného systému (nebo filozofie, která vám nabídne odpověď na každou otázku), dovolím si stručně shrnout.

Metoda GTD (tedy getting things done TM) není nic víc, než soubor postupů, díky které dostanete pod kontrolu pracovní a soukromé záležitosti. Člověka vede k tomu, aby si uvědomil, jakou konkrétní „věc“ má přesně udělat a co přesně znamená tuto věc dělat.

Tak co, pořád máte pocit, že nemá cenu GTD používat?

 

Začněte s co nejjednoduššími pomůckami,

Každá debata dvou GTD-nadšenců nakonec sklouzne k jednomu: Jaký nástroj pro vedení GTD používáš? (Kecám, většina debat podobně postižených jedinců tímto tématem začíná.)

Nepouštějte se do vytváření super promyšleného, luxusně vyladěného systému. Počítejte s tím, že svůj systém postupně upravíte a mouchy vychytáte.

Pro začátek postačí obyčejná tužka, pár listů papíru, e-mailová schránka, kalendář, nebo možná lepíky (za předpokladu, že máte velký prostor, kam si můžete všechno pěkně rozložit).

Používáte-li Evernote (nebo outlook a onenote), mohl by vám pomoci článek Libora Kříže, respektive seriál Jardy Luhana GTD v Outlooku.

Při čtení nepropadejte panice, jedná se o higher-level a pro úplného začátečníka stačí pochopit základní myšlenku – tag, samostatný notebook a je to.
 

…zaznamenejte si všechny podněty…

Z ochutnávky zbývá poslední bod. Během dne budete mít hromadu podnětů k tomu, co byste měli/mohli dělat.

Pořiďte si nějaký notýsek, kartičky nebo nějakou aplikaci do mobilního telefonu, do které si budete moci během dne (a za pochodu) zaznamenávat své nápady. Nebojte se, nemusíte je hned začít realizovat. Jen si je zapište a věnujte se tomu, co jste dělali do chvíle, než se podnět k činnosti (v české terminologii GTD „záležitost“) objevil.
 

…a na konec začátku si přečtěte knihu Mít vše hotovo.

Chápu, chce se vám začít okamžitě, a já vás takhle zbrzdím. Pročtěte si minimálně celou první třetinu. Přesněji alespoň první část Mít vše hotovo, abyste aspoň v hrubém nárysu prošli celým systémem. V dalších dvou částech knihy popisuje David Allen konkrétní kroky, jak GTD implementovat.

MítVšeHotovo není kniha na dobrou noc. Připravte se na velmi zhuštěný text, na mnoha místech zejména druhé části stylem „co věta, to perla“, nad níž se musí člověk zastavit. A bohužel za to často může Allenův občas nehezký slovník management talku nebo corporate newspeaku.

Je mi jasné, že přidávat další práci těm, kteří „chtějí“ s prací pomoct, mi na popularitě rozhodně nepřidá.

Na druhou stranu sám mohu posloužit jako příklad: dokud jsem knihu neznal celou, aplikoval jsem jen tipy, střípky a cáry metody a unikaly mi některé základní myšlenky. A to si troufám tvrdit, že jsem tehdy přečetl více článků, než kolik jich na téma GTD v současné době koluje na „českém“ internetu, a to nejen na výborném serveru Mít vše hotovo.