Díky dvěma minutkám zkrátíte seznam úkolů na polovinu

Image courtesy Martin Whitmore

Mezi nejužitečnější pomůcky, které jsem se během více jak 6 let života s GTD naučil používat, patří pravidlo 2 minut.
 
V pravidle nehledejte žádnou vědu:
 
Během zpracování schránky prostě dělejte všechno, co stihnete udělat do dvou minut.
 
Ve výsledku byste jej zcela zbytečně zapisovali na seznam úkolů (či dalších činností) a potom jej v systému zase vyhledali a vyřešili ho.

Jinými slovy, neztrácejte čas s uspořádáváním krátkých (a přesto důležitých) úkolů a raději je rovnou udělejte.

Co můžete udělat se záležitostí v inboxu?

 
Během zpracování záležitostí nemáte jinou možnost než udělat jeden z pěti následujících kroků.

· UDĚLAT úkol hned sami.
· DELEGOVAT úkol někomu kompetentnějšímu (nebo třeba člověku, který si úkol více vychutná).
· ODLOŽIT úkol na později (na seznam dalších kroků či do kalendáře).
· ZALOŽIT na patřičné místo do systému podkladů.
· ZAHODIT a zapomenout na něj.

 

Aplikujte dvou-minutový zázrak

 
Možná je to jen můj pocit, ale jinak se snad ani nedá výsledek přísně aplikovaného pravidla 2 minut popsat. Jako učitel mám čas jasně definovaný celkem krátkými přestávkami, kdy se mohu do úkolu či záležitosti pustit.
 
Po příchodu z hodiny se čas přestávky ukrojí na nějakých 8 minut. A když odpočítám ještě minutku dvě potřebnou na připravení pomůcek na další hodinu, z imaginárního volna, které nám učitelům ne-učitelé závidí, zbývá tak pětiminutovka. (Nekalkuluji s nutností zajít si na toaletu, na to během dopoledne není čas.)
 
I během pěti minut se však dá něco stihnout. Něco, třeba malý krok jako e-mail, telefonát, který posune velký projekt kupředu.

 

Jednou se rozhodněte

 
Nejdůležitější je rozhodnout se – a rozhodnutí se držet. Samozřejmě se někdy netrefíte. Někdy zahodíte něco, co mělo v systému zůstat. Delegujete úkol, který se později vrátí jako bumerang a bude se dožadovat splnění. Odložíte úkol a on později vyhnije sám, aniž byste se do něj pustili.
 
Pořád mi ale přijde lepší rozhodnout se a posunout se kupředu, než při zpracování schránky sedět a dlouze meditovat nad tím, co by se mohlo se záležitostí udělat, kdyby…
 
V takových případech si ji založte třeba na seznam dalších činností @Promyslet a v nejbližší době se k ní vraťte. Na rozdíl od bezcílného bloumání (a ztráty času při zpracování schránky) však úkol uchopíte a (na základě vědomého rozhodnutí) promyslíte. Čím náročnější záležitost, tím se promýšlení (až do finálního rozhodnutí) protáhne.

 

Držte se svého rozhodnutí

 
A jakmile se jednou rozhodnete, stůjte si za svým. Nemá cenu se k rozhodnutí vracet a neustále řešit, zda jste se rozhodli správně. Rozhodněte se – a tím to pro vás končí.

 

Nastavte si (a dodržujte) časový limit

 
Nevím, zda skutečně platí Parkinsonovo pravidlo, které tvrdí, že daný úkol trvá přesně tak dlouho, kolik si na jeho vypracování vyhradíme. Pracovat s časovým limitem jsem se naučil už příliš dávno, a natolik se mi zaryl pod kůži, že si bez něj už vlastně rozhodování (a dělání) nedokážu představit.
 
Když se však někdy zapomenu a tweakuji (pro neangličtináře „upravuji, dolaďuji, vylepšuji, dotahuji do konce“ a to všechno pokud možno najednou), tak nějak se mi práce na úkolu protáhne.
 
Proto platí jedno: dvě minuty a dost. (A ano, kuchyňská minutka zpočátku určitě pomůže.)

 

Trénink dělá mistra

 
Nebude to trvat dlouho a pravidlo dvou minut se vám zaryje pod kůži. Brzy odhadnete, co se dá za dvě minuty stihnout. Brzy se začnete efektivně rozhodovat a především mnohé úkoly rychle řešit.
 
Přestanete si seznamy dalších činností (kroků) zaplevelovat krátkými úkoly, které už mohly být dávno hotové. A co je nejdůležitější: budete mít pocit, že se posouváte kupředu.
 
Zda to bude pocit oprávněný, tedy že se budou řešit ty opravdu důležité úkoly z hlediska priorit, zjistíme v některém z příštích článků série věnované produktivitě.